Personalisierter Druck online: Nummerierung, QR-Codes und Daten aus Excel

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Nummerierung, Strich- und QR-Codes, Rabattcodes oder Namen aus einer Liste richten Sie selbst ein, im Browser, auf Ihrem eigenen Design. Bevor wir etwas drucken, prüft das Studio die Liste auf Tippfehler und Wiederholungen, und Sie sehen sich die Vorschau der ersten und letzten Exemplare an. Wenn Sie möchten, bereiten wir die Personalisierung für Sie vor, und Sie geben sie nur noch frei.

Personalisierter Druck, also variabler Datendruck, bedeutet, dass jedes Exemplar der Auflage anders ist. Ein Gutschein hat eine eigene Nummer, ein Ticket einen eigenen QR-Code, eine Tischkarte den Namen des Gastes. In Druckereien läuft das meist so: Sie schicken das Design, eine Vorlage mit markierten Feldern und eine Datendatei, ein Mitarbeiter führt alles von Hand zusammen und schickt ein PDF zur Freigabe zurück. Bei uns erledigen Sie das selbst, in unserem eigenen Personalisierungsstudio. Wir haben es von Grund auf entwickelt, auf Basis von Aufträgen, die wir früher von Hand personalisiert haben.

So funktioniert der personalisierte Druck

Die Option „Personalisierung“ finden Sie in den Kalkulatoren der Produkte, bei denen sie sinnvoll ist, u. a. bei Gutscheinen, Etiketten und Aufklebern, PET-Plastikkarten und im Bogendruck. Nach der Bestellung wählen Sie einen von zwei Wegen: die Online-Personalisierung im Studio oder eigene fertige Dateien, in denen jedes Stück eine eigene PDF-Seite ist.

Das Basisdesign laden Sie wie jede andere Datei hoch. Es durchläuft die automatische Prüfung der Druckdaten und erst auf die geprüfte Datei legen wir die Personalisierung. Die Felder können Sie schon vorher einrichten.

Personalisierungsstudio

Das Studio öffnet sich im Vollbild, im Hintergrund sehen Sie Ihr Design. Ein Feld fügen Sie mit einem Klick hinzu, ziehen es mit der Maus und vergrößern es an der Ecke. Präzise verschieben Sie es mit den Pfeiltasten in Schritten von 0,5 mm. Ein Design kann bis zu 20 Felder haben, z. B. Name, Nummer und QR-Code gleichzeitig. Bei beidseitigen Produkten richten Sie die Felder für Vorder- und Rückseite getrennt ein.

Für Text wählen Sie eine von 16 Schriften, Größe, Ausrichtung und Drehung. Die Farbe ist Schwarz (100% K), bei Produkten mit weißem Toner auch Weiß. Das Studio merkt sich die Nummernbereiche Ihrer früheren Bestellungen und warnt, wenn sich neue Nummern mit ihnen überschneiden.

Was Sie personalisieren können

Nummerierung mit Präfix

Sie legen Startnummer, Schrittweite, Stellenzahl mit führenden Nullen sowie festen Text vor und nach der Nummer fest. Aus den Einstellungen „SPA-“, 5001 und fünf Stellen entsteht die Serie SPA-05001, SPA-05002 und so weiter bis zum Ende der Auflage. So nummerieren wir Gutscheine, Tickets, Coupons, Mitgliedskarten und Blöcke.

QR-Codes und Strichcodes

Ein Code kann fortlaufende Nummern aus einem Bereich, Werte aus einer Listenspalte oder einen festen Wert auf allen Exemplaren enthalten. Der QR-Code kann zum Beispiel auf eine Adresse mit der Gutscheinnummer führen. So wissen Sie beim Einlösen sofort, welches Exemplar verwendet wurde. Unter eindimensionalen Codes können Sie die Ziffern mitdrucken. Das Studio warnt, wenn ein Code ein anderes Feld überlappt oder über die Seite hinausragt, weil ein Scanner ihn dann eventuell nicht lesen kann.

Alphanumerische Codes

Brauchen Sie schwer zu erratende Codes, etwa für Rabatte oder die Registrierung in einer App, erzeugt das Studio sie per Zufall selbst. Haben Sie die Codes bereits in Ihrem Verkaufssystem, laden Sie sie als Liste hoch. Dann werden genau die Codes gedruckt, die Ihr System erkennt.

Daten aus einer XLSX- oder CSV-Liste

Vornamen der Gäste, Nachnamen der Mitarbeiter, Adressen, Positionen, Tischnummern: Alles aus Ihrer Tabelle können Sie in die Felder des Designs einsetzen. Das Studio liest XLSX-, CSV- und TXT-Dateien (bis 20 000 Zeilen), erkennt Kopfzeile und Trennzeichen selbst und liest Sonderzeichen auch aus Dateien in älterer Windows-Kodierung. Jede Spalte kann in ein anderes Feld gehen. Hat die Liste weniger Zeilen als die Auflage, bleiben die fehlenden Exemplare leer. Hat sie mehr, lassen wir die überzähligen Zeilen weg. In beiden Fällen zeigt Ihnen das Studio das sofort an.

Listenprüfung: Tippfehler, Duplikate, leere Zellen

Der häufigste Fehler bei der Personalisierung liegt nicht im Design, sondern in der Liste. Jemand hat einen Namen mit doppeltem Leerzeichen eingefügt, eine Null statt des Buchstabens „o“ getippt oder dieselbe Person zweimal eingetragen. Im Druck sieht man das erst, wenn die Tischkarte auf dem Tisch steht. Deshalb geht das Studio nach dem Hochladen der Liste jede Zeile durch und zeigt Einträge, die verdächtig aussehen.

Das Studio sucht nach Wiederholungen, überflüssigen Leerzeichen und ungewöhnlicher Groß- und Kleinschreibung. Es markiert auch Werte in einem anderen Format als der Rest der Spalte, verdächtige Zeichen (zum Beispiel eine Ziffer mitten im Wort), Einträge, die sich von anderen um ein oder zwei Buchstaben unterscheiden, sowie leere Zellen. Wir korrigieren nichts selbst. „Ana“ kann ein Tippfehler sein oder ein echter Vorname, deshalb entscheiden immer Sie.

Vorschau vor dem Druck

Zuerst können Sie ein Test-PDF mit drei Exemplaren erstellen, um schnell zu sehen, wie die Daten in den Feldern sitzen. Passt alles, erstellen Sie die Freigabevorschau: die ersten 10 und die letzten 10 Exemplare mit echten Daten.

Die Freigabe bestätigen Sie, indem Sie ankreuzen, dass Sie Nummerierung, Daten und Codes geprüft haben. Dann erstellen wir die Druckdatei mit der gesamten Auflage. Ändern Sie nach der Freigabe etwas an den Feldern, geht das Design zurück in die Bearbeitung und die Vorschau muss neu erstellt werden. So wird nichts gedruckt, was Sie nicht gesehen haben.

Sie möchten das nicht selbst machen?

Wählen Sie in der Bestellung die Online-Personalisierung, laden Sie Design und Liste hoch und schreiben Sie uns oder rufen Sie an. Beschreiben Sie, was Sie brauchen. Unser Mitarbeiter richtet die Felder im selben Studio ein und schickt Ihnen die Vorschau zur Freigabe per E-Mail. Sie prüfen sie und klicken auf „Freigeben“. Geben Sie die Vorschau per Antwort auf die E-Mail frei, vermerkt der Mitarbeiter das in der Bestellung mit Datum und Grund, und Sie sehen diesen Eintrag in Ihrem Kundenkonto.

Worauf Sie achten sollten

• Das Studio erkennt verdächtige Einträge, weiß aber nicht, wie Ihr Gast wirklich heißt. Ein konsequent falsch geschriebener Name geht ohne Hinweis durch. Sehen Sie die Liste deshalb auch selbst durch.
• Prüfen Sie, ob die im QR-Code hinterlegte Adresse funktioniert, bevor Sie die Vorschau freigeben. Wir drucken den Code genau mit dem Inhalt der Liste.
• Platzieren Sie Strichcodes auf einem hellen, einheitlichen Hintergrund, nicht auf einem Foto, und lassen Sie etwas Freiraum um sie herum. Scanner brauchen das.
• Lassen Sie im Basisdesign freien Platz für die Daten. Eine Nummer über Text oder einem Muster ist schwer lesbar.